Все про індексацію статей в базах даних

Кожна наукова робота або стаття пишеться з метою представити її широкій науковій спільноті. Публікація статті – це лише 50% успіху, не менш важливою залишається індексація у базах даних. Тільки проіндексована стаття придатна для захисту наукового ступеня та отримання наукового звання, звіту про виконану роботу чи продовження контракту. У цій статті ми розглянемо детальніше, як відбувається індексація в базах даних, чому стаття може не проіндексуватися і що робити в такому випадку.

Під індексацією мається на увазі внесення статті до однієї з баз даних після її публікації. Така система дозволяє швидко та просто знаходити наукові роботи, статті для вивчення чи використання матеріалів.

Найвідомішими та авторитетними базами виступають Scopus та Web of Science. Вони дають змогу моніторити ефективність статті, переглядати інших авторів, досліджувати можливі джерела фінансування наукових проектів.

Друк у проіндексованих журналах, зарубіжних виданнях – це необхідна умова для розвитку та просування наукової діяльності та присвоєння наукових звань.

Індексація у Web of Science

Індексація у Web of Science триває від 20 до 90 днів. Як же насправді відбувається індексація статті?

Після публікації випуску, редакція журналу заповнює та надсилає спеціальну форму для індексації випуску Web of Science. Команда WoS отримує у роботу цей випуск і направляє його до відділу роботи з даними, який, у свою чергу, вносить статті до бази даних.

Чому процес триває так довго, коли це займає лише декілька кроків? Це так, але WoS отримує величезну кількість робіт щодня, а їхньою обробкою займається невеликий штат співробітників, тому індексація займає певний час.

Перевірка індексації на сторінці пошуку

Для цього необхідно мати доступ до бази ВоС через обліковий запис університету. На сторінці пошуку потрібно ввести назву статті та подивитися, чи є вона в базі чи ні.

Більш детально про те, як знайти статті у ВоС можна прочитати в нашій статті .

Індексація в особистому кабінеті автора

В особистому кабінеті можна переглянути, чи пройшла індексацію власна робота. Обліковий запис відображає інформацію про всі проіндексовані матеріали та їх наукометричні дані. Але на даний момент розділ особистого кабінету перебуває в стадії доопрацювань, тому часто трапляються випадки, коли проіндексована стаття в профілі залишається не проіндексованою. У такому випадку потрібно писати в підтримку ВоС, щоб вони виправили цю проблему. Результати виправлення доведеться чекати приблизно 1 місяць.

Терміни індексації

Середні терміни, протягом яких стаття проходить індексацію, становлять від 20 до 90 днів.

Причини відсутності індексації

Якщо після 3 місяців індексації немає, варто розібратися в причинах.

Причинами є:

• втрата індексації видавництвом;
• журнал перебуває на перевірці в базі Web of Science – один раз на рік Web of Science проводить перевірку журналів на дотримання вимог, повідомлення видавцям надходить лише після закінчення перевірки; під час цього процесу статті не індексуються у WoS;  издателям приходит только по окончании проверки; во время этого процесса статьи не индексируются в WoS;
• видавець не відправив випуск на індексацію до WoS;
• ВоС пропустили кілька статей, і вони не проіндексувалися, навіть якщо при цьому сам випуск проіндексовано.

Індексація у Scopus

Скопус – це база даних бібліографічних та реферативних матеріалів. Вона дає змогу відстежувати цитування публікацій у наукових фахових виданнях. Платформа індексує журнали, матеріали конференцій, книжки.

Доступ можна отримати за попередньою оплатою або веб-інтерфейс. Якщо доступу немає, варто звернутися до організацій, які його мають. Ще один спосіб – це відкритий доступ до журналів OpenAccess.

Усередині бази пошук проводять за іменем автора чи назвою статті. Результат показує повну інформацію про автора, матеріал і наукометричні дані.

Терміни індексації у Скопус

Середній термін індексації Scopus – від 14 до 90 днів. Починати моніторити стан індексації можна через 1 місяць.

Іноді цей термін може збільшуватись. Це тому, що зараз багато журналів публікують статті за принципом e-vision first. Наприклад, випуск має бути у серпні, а сьогодні березень, тоді редакція наповнює випуск протягом усього часу до серпня. Ваша стаття може бути опублікована в березні, але проіндексується лише після того, як редакція повністю закриє випуск та відправить на індексацію до Скопусу.

Чому стаття не індексується

• журнал виключено зі списку рецензованих у базах даних – це досить поширена причина;
• журнал перебуває на перевірці;
• індексація відбувається довше через публікацію e-visionfirst.

Якщо після закінчення 3 місяців немає результату, слід зв'язатися з підтримкою Scopus.

Індексація матеріалів конференцій у Scopus та Web of Science

Scopus також індексує матеріали конференцій, наукових журналів та видавництв, які включені до Scopus. Але тут теж є свої нюанси, переваги та недоліки: часті випадки, коли наукова конференція не проходить індексацію у Скопусі. Потрібно уважно поставитися до цього виду робіт.

Індексація в інших базах даних

Існує багато інших ресурсів для індексування робіт. Серед них можна виділити такі:

1. Index Copernicus (Польща) –Копернікус індексує всі статті журналів  за минулий рік, які пройшли оцінку та були включені до бази.
2. Google Scholar – якщо журнал має підключений плагін для індексації в Google Сколар, стаття після публікації автоматично буде проіндексована там. Якщо плагіна немає, відповідно індексація не відбудеться.
3. ErihPlus – база даних європейських наукових журналів, яка спеціалізується на гуманітарних та громадських дослідженнях. Erih Plus індексує статті двічі на рік через систему Dimensions.

Висновки

Індексація наукової статті у базах даних відкриває для вченого багато нових можливостей – це здобуття наукового звання, ступеня, можливість отримати нові контракти, гранти та фінансування для проведення науково-дослідної діяльності.